Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä: Pohjois-Karjalan Sähkö Oy
Y-tunnus: 0214732-1
Postiosoite: PL 141, 80101 Joensuu
Käyntiosoite: Rantakatu 29, 80100 Joensuu
Puhelin: (013) 2663 311
Verkkopalvelu: www.pks.fi

Pohjois-Karjalan Sähkö Oy toimii rekisterin pitäjänä konsernin yhteisessä käytössä oleville järjestelmille.

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Maria Kähkönen
Osoite: Rantakatu 29, 80100 Joensuu
Muut yhteystiedot: maria.kahkonen@pks.fi

3. Rekisterin nimi

Pohjois-Karjalan Sähkö Oy:n asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin sisältämien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on rekisterinpitäjän palveluiden tarjoaminen sekä niiden laadun varmentaminen, ylläpitäminen ja kehittäminen. Rekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan käsitellä rekisterinpitäjän asiakassuhteiden sekä palveluiden käytön analysoimiseksi, tarjoamiseksi ja kehittämiseksi, asiakkuuksien ja rekisteröityjen tunnistamiseksi, maksujen valvontaan ja perintään, palvelusisällön todentamiseen, tilastointiin sekä asiakasviestintään. Tietoja voidaan käsitellä markkinointiin ja mielipidetutkimusten toteuttamiseksi.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen asiakassuhteeseen sekä siihen liittyviin rekisterinpitäjän ja kolmansien osapuolten oikeutettuihin etuihin kuten asiakassuhteesta johtuvien oikeuksien ja velvoitteiden (kuten palvelujen toimittaminen, laskutus ja energian kulutuksen mittaaminen) täyttämiseen.

Rekisterinpitäjä noudattaa henkilötietoja käsittelyssä siihen sovellettavaa lainsäädäntöä kuten sähkömarkkinalakia, energiatehokkuuslakia ja henkilötietolakia. Henkilötietoja voidaan käsitellä sovellettaviin lakeihin sekä viranomaisten määräyksiin ja ohjeisiin liittyvien velvoitteiden noudattamiseksi.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterin yhteydessä voidaan käsitellä seuraavia rekisterinpitäjän asiakkaaseen tai muuhun rekisteröityyn henkilöön liittyviä tietoja:

  • perustiedot rekisteröidystä (kuten nimet, syntymäaika, henkilötunnus, asiakasnumero, käyttäjätunnus tai muu yksilöivä tunniste)
  • yritysten yhteyshenkilöitä koskevat tiedot (kuten tiedot työnantajasta ja rekisteröidyn ammatillisesta asemasta)
  • yhteystiedot (kuten osoitetiedot, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
  • maksamiseen ja laskutukseen liittyvät tiedot (kuten laskutusta, maksamista ja perintää koskevat tiedot)
  • asiakkuuteen ja sopimuksiin liittyvät tiedot (kuten sopimusta sekä voimassaolevia ja päättyneitä palveluja koskevat tiedot ja asiakasviestintä sekä asiakaskontaktit)
  • puhelutallenteet
  • palveluihin ja tuotteisiin liittyvät tiedot (kuten tilaus-, voimassaolo-, muutos- ja päättymistiedot sekä energian kulutusta ja tuotantoa koskevat tiedot)
  • käyttöpaikkaa koskevat tiedot
  • markkinointiluvat ja -kiellot
  • mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot

Joidenkin yllä kuvattujen tietojen (kuten rekisteröityä koskevat perustiedot ja laskutukseen liittyvät tiedot) antaminen on edellytys rekisterinpitäjän tarjoamien palveluiden toimittamiselle. Lakisääteiset velvoitteet myös edellyttävät rekisterinpitäjää keräämään rekisteröidystä joitain tietoja (kuten energian kulutusta ja tuotantoa koskevat tiedot). Näiden tietojen antamatta jättäminen tai keräämisen estäminen voivat estää tai hankaloittaa rekisterinpitäjän palveluiden tarjoamista. Rekisteröidyllä on jäljempänä kuvatulla tavalla kuitenkin oikeus kieltää tiettyjen tietojen kerääminen ja käsittely.

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti

  • rekisteröidyltä itseltään hänen tullessa rekisterinpitäjän asiakkaaksi tai rekisteröidyn käyttäessä rekisterinpitäjän palveluja
  • sähkömarkkinoilla toimivilta energiayhtiöiltä soveltuvaan lakiin tai viranomaismääräyksiin perustuvan tiedonvaihdon perusteella

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös viranomaisilta ja muilta kolmansilta osapuolilta soveltuvan lainsäädännön sallimissa rajoissa tässä rekisteriselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten. Tietoja päivitetään myös Energiateollisuuden julkaisemien sähkömarkkinoiden tiedonvaihdon sääntöjen perusteella.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän konserniyhtiöille, viranomaisille ja sähkömarkkinoiden osapuolille sähkömarkkina- ja muun lainsäädännön sallimissa ja edellyttämissä rajoissa. Asiakasrekisteriin tallennetut henkilötiedot voidaan siirtää energiayhtiön suoramarkkinointirekisteriin tiedot kerättäessä ja silloin, kun rekisteröidyn henkilön asiakassuhde rekisterinpitäjän kanssa päättyy. Tietoja päivitetään myös Energiateollisuuden julkaisemien sähkömarkkinoiden tiedonvaihdon sääntöjen perusteella.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Pohjois-Karjalan Sähkö Oy:n tietojärjestelmien palvelimet sijaitsevat palosuojatussa ja lukituissa tiloissa. Tilaan on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Järjestelmien käyttö edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjät on jaettu erilaisiin ryhmiin ja käyttöoikeudet järjestelmään määräytyvät ryhmän mukaisesti. Tietojärjestelmistä otetaan varmuuskopioita päivittäin.

Tietoihin on käyttöoikeus Pohjois-Karjalan Sähkö Oy:n palveluksessa olevilla henkilöillä tai sen valtuuttamilla toimijoilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Pohjois-Karjalan Sähkö Oy edellyttää henkilöstöltään ja yhteistyökumppaneiltaan sitoutumista asiakastietojen salassapitoon.

Manuaalinen aineisto säilytetään ko. tarkoitukseen varatuissa erillisissä arkistointitiloissa. Tiloihin on pääsy ainoastaan Pohjois-Karjalan Sähkö Oy:n henkilöstöllä ja ne pidetään lukittuina muulloin kuin toimiston aukioloaikoina.

9. Tarkastus-, korjaus- sekä muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu rekisteriin. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna kohdassa 2 ilmoitetulle rekisteriasioista vastaavalla henkilölle. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta aiheutuvan kohtuullisen korvauksen, jos rekisteröity käyttää tarkastusoikeuttaan useammin kuin kerran vuodessa.

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten ilmoittamalla kiellosta asiakaspalveluumme asiakaspalvelu@pks.fi tai puh 013-2663 100. Kielto-oikeus ei koske asiakasviestintää ja muuta palveluiden yhteydessä palveluiden tarjoamiseksi tapahtuvaa viestintää.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista, pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista sekä saada henkilötietonsa siirretyksi järjestelmästä toiseen tietosuoja-asetuksessa mainituissa tilanteissa. Tietosuoja-asetuksen mukaisiin oikeuksiin liittyvät pyynnöt tulee tehdä ottamalla yhteyttä kohdassa 2 ilmoitettuun rekisteriasioista vastaavaan henkilöön.

10. Muuta

Rekisterinpitäjän noudattamat henkilötietojen tallennusajat perustuvat rekisterinpitäjää koskeviin lakisääteisiin velvoitteisiin kuten sähkömarkkinalainsäädäntöön, rekisterinpitäjän ja asiakkaan väliseen sopimukseen sekä siitä asiakkaalle ja rekisterinpitäjälle johtuviin oikeuksiin ja velvoitteisiin.